掌握要领 实现Excel动态链接外部数据库

我们有时需要在Excel中调取其他数据库的数据，并且希望其他数据库数据改变时，Excel中调取的数据也随之动态改变。下面介绍在Excel中通过“新建数据库查询”(Microsoft Query)的方法来实现动态链接数据库。

您在Excel中第一次使用“新建数据库查询”查询数据时，如果系统未安装Microsoft Query，系统会提示您安装。

一、Excel链接vfp数据库

vfp是常用的数据库，先以此来介绍。假设从px.dbf表中取出相应学校的数据，已知学校的后5位代码，数据所在字段为x16，数据值为03行和06行相加，放入Excel单个单元格中。

步骤如下:

1、点击菜单“数据”—“导入外部数据”—“新建数据库查询”，出现“选择数据源”对话框，选择“Visual Foxpro Tables*”，按“确定”。如果您对SQL语句不是很熟悉的话，请使用默认的“查询向导”创建。

(图1)

2、在“configure connection”对话框中，按“Browse”按钮选择表px.dbf所在的路径，按“ok”键。

(图2)

3、在“查询向导—选择列”对话框中，选择查询结果中的列，要选取的数据在“x16”字段，所以将可用表“px”中的“x16”列移至“查询结果中的列”，按“下一步”。

(图3)

4、在“查询向导—筛选数据”对话框中，因为此例中设置的条件在字段学校代码“xxdm”和行号“bh”，非字段“x16”，所以点击“下一步”，暂时不筛选数据。

(图4)

5、在“查询向导—排序顺序”对话框中，因为此例中所取的是单个数据，所在点击“下一步”。

(图5)

6、出现“查询向导—完成”对话框，因还要对数据进行筛选，所以选择“在Microsoft Query中查看数据或编辑查询”，点击“完成”。

(图6)

7、进入“Microsoft Query”，看到查询结果x16列出了所有行的数据。

接下来要通过设置条件来筛选所需的数据。

点击菜单“条件”—“增加条件(A)...”，字段“bh”,运算符“等于”，指定值为“03”，按“添加”。

(图7)

继续“添加条件”对话框，选择“或”，字段“bh”,运算符“等于”，指定值为“06”，按“添加”。

(图8)

继续“添加条件”对话框，选择“与”，字段“xxdm”,运算符“等于”，指定值为“11201”，按“添加”后按“关闭”。

(图9)

但是看到符合条件x16为空，这是因为学校代码的后五位为“11201”。

可以通过“显示SQL”来直接修改条件语句,将SQL语句中px.xxdm="11201"改成right(px.xxdm,5)="11201",按“确定”。

(图10)

也可以在“条件字段”直接修改。

(图11)

光标放在x16字段，点击“循环总计”，将查询出的两个值相加，当然也可以直接在SQL语句中修改。

(图12)

8、关闭“Microsoft Query”，弹出“导入数据”对话框，选择“数据的放置位置”，选择“$B$2”，按“确定”。

(图13)

9、但我们发现显示了标题行，真正的数据却显示到了$B$3，这时我们需要修改$B$2单元格的“数据区域属性”。点击$B$2单元格，按右键 菜单的“数据区域属性”，弹出“外部数据区域属性”窗口，将“数据格式与布局”中“包含字段名”等前面的对勾去掉，将“数据区域中的行数随刷新而更改的方 式”改成“用新数据覆盖现有单元格，并清除没有使用的单元格内容”，按“确定”。但还是有标题，没有关系，点击$B$2单元格，按右键菜单的“刷新数据” 即可。

(图14)

10、如果px.dbf数据库有所改变，那么如何在Excel中刷新，可以点击链接数据所在单元格右键菜单中的“刷新”手工刷新;也可以在“数 据区域属性”—“刷新控件”中选上“打开工作簿时，自动刷新”(见图14)，从而在每次打开工作簿时，在“查询刷新”的提示框中按“启动自动刷新”按钮刷 新(见图15)。

(图15)

11、如果需要编辑查询，则点击$B$2单元格，按右键菜单的“查询编辑”，如果出现“查询向导”无法编辑此查询的提示，只要按“确定”即可进入“Microsoft Query”。

12、$B$3单元格查询条件与$B$2相差的只是学校代码，可以将$B$2单元格复制到$B$3单位格，再用$B$3的“编辑查询”来修改，修改一下学校代码的值即可。

(图16)

二、Excel链接SQL数据库

链接SQL数据库与链接vpf大致是相同的。这里介绍的是连接两表的查询。

点击菜单“数据”—“导入外部数据”—“新建数据库查询”，出现“选择数据源”对话框，可直接选取所需链接的SQL数据库名。

如果SQL数据库有密码的话，将提示输入密码，按“确定”。如果SQL SERVER服务管理器未开启的话，将出现错误提示。

如果不使用“查询向导”的话，可直接进入“Microsoft Query”。添加表news和表type，news表中的typeid和type表的typeid建立关联。在“条件字段”中选择字段名，并在“值”中 输入条件值，这里输入的条件是type表的typeid字段值为1且news表的topic中含有"小学生"。点击选择要输出的字段名，这里选择的是 type表中的typename字段和news表的topic字段。

(图17)

当然，如果您对SQL语句熟悉，也可以直接输入SQL语句。

接下来的步骤请参考一、中的8、至10、。

三、与其他数据库(如access数据等)

这里就不再赘述了，基本思路就是这样了。小编顺便推荐大家看一篇《在Word中插入Access、SQL数据库数据》