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商务简报实战技巧

软件无忧 其他 2011-10-19

商务演示文稿实战应从两大方面:一是制作篇;二是现场演示篇,下面这篇短文就是从这两方面总结了66招,应该还有很多方面值得重视,我先整理放上。大家一齐补充,欢迎更多实战经验丰富人士加入本贴~~~~

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第一招

• 弄清楚简报的对象是谁

– 如背景如何、人数多少、男女比例、学历的分布等信息都会影响到简报的内容和方式

第二招

• 说听众听得懂的话

– 面对不同的人,应该有不同的沟通方式,用词上应避免使用过多的专有名词

第三招

• 切勿以文字填满简报内容

– 每一张投影片内的文字不宜过多,过多文字往往使得听众为了阅读而分心,也会让人觉得你的准备不够。

– 最好控制在五到六行之内为原则,每行字数约在十个字左右

第四招

• 一张投影片以一个主题为原则

– 尽量让内容能够精简短少,却又可以涵盖所要讲述的重点。里面的重点最好以条列的方式,列出纲要即可。

第五招

• 简报内不要使用太多种字型

– 以粗 体字或圆体字较为讨好。

– 尽量不要太过于使用粗体字或斜体字。

– 而且要控制在三种字型以内较为适宜。

第六招

• 制作结构化的简报内容

– 简报大概的模式:简报主题、前言、现代或环境背景、目的、建议、总结和问题等

– 如果不熟悉,可运用软件内的大纲精灵,可以快速帮你制作出一个有结构清楚的的简报内容

第七招

• 利用项目符号将内容分层

– 一来有助于参与者的阅读

– 二来也能将重点做明显区分

• 层次最好以两层为限

第八招

• 用文字不如用数字

– 专业、复杂,或是一些比较性质的内容,只是用文字表示时,很难给人深刻的印象。

– 若能提出数字作为例证,或进行相关的分析比较,更能增加专业性、提升可信度

第九招

• 标题字体放大

– 以能够让与会者看清楚为原则

– 内文所使用的字级不要小于18级

– 标题字原则上字级应该在40级上下5级的范围。

第十招

• 加入插图丰富版面

– 美工图片的加入,可以美化版面,增加简报内容的活泼度。

– 运用主题相符的图片,增加视觉吸引力、拉近观众与简报主题的距离。

第十一招

• 用数字不如用图表

– 图表的呈现能较快速的让人一目了然,也容易看出数据间的相对变化

– 记住用文字不如用数字,用数字不如用图表

第十二招

• 不宜将所有文字塞入一张投影片中

– 美工图案应是居于辅助的地位

– 过于枝节的内容、不是必要的图表,不需全部放进在简报内容中,只需用口述的方式说明即可

第十三招

• 善用不同形式的图表

– 应依所得数据的性质,慎选适当的图表格式,才能让你所要做的报告内容清楚呈现。

第十四招

• 注意简报内数字的正确与否

– 简报内容在文字与排版方应避免错误。

– 小小失误即可引起听众对你简报能力的质疑。

第十五招

• 加入适当的文字色彩

– 文字色彩情感与信息的内容和观众的文化背景有关

– 蓝色代表信任、稳定。

– 橙色代表温馨、智慧。

– 紫色代表豪华、怀旧。

– 灰色代表中立与深思熟虑。

第十六招

• 使用PowerPoint简报模板,快速制作专业简报

– 缺点是,只要是采用过PowerPoint软件的简报听众,大概都已经看过这些背景好几次了。

第十七招

• 一次不要同时使用所有的招数

– 使用过多的字型、色彩以及美工图案,只会把简报妆点成一颗花花绿绿的圣诞树

– 简单的设计反而更容易营造出专业的感觉

第十八招

• 图表里的颜色不要超过四种

– 过多的色彩会扰乱图表本身原有的效果

– 制作简报之前,最好先在心中建立一套色彩规划,并且坚持到底

第十九招

• 加入公司的LOGO,增加专业感

– 直接在简报上加入公司logo,会让简报看起来更具有专业架式。

第二十招

• 小心底图在实际投影时发生差异

– 一张好的简报底图,应该要能够突显出简报主题。

– 正式简报前,应该先测试一下实际投影效果。

第二十一招

• 简报内的底图要统一

– 底图一致,才会使得整个简报有一体感以及完整性,也会让听众在视觉上比较舒适。

第二十二招

• 善用投影母片功能,自制简报格式

– 一旦做好投影母片的设定,以后如果需要制作固定基本格式的简报投影片,只要直接套用该投影母片即可,就不用再花时间重新设定

第二十三招

• 底图的选择不要太花俏

– 使用设计繁复、颜色太过花俏的简报底图,会分散听众的视觉焦点

– 不妨以简单大方的底图为首选,这种设计最万无一失。

第二十四招

• 加入底图让简报更具质感

– 选择适宜的底图,简报的质感度立即向上攀升。

第二十五招

• 字体颜色和底图要呈现对比

– 专家建议,用明亮的字体颜色,搭配暗色背景底图,才是最为抢眼的简报版面安排方式

第二十六招

• 制作简报制式模板,加强企业形象

– 最好选择最接近公司商标或感觉的颜色。

第二十七招

• 为你的简对象制作专属简报

第二十八招

• 建立自己的模板数据库

– 为应付不同场合的简报,建议多搜集一些简报模板。

第二十九招

• 学习利用计算机做简报

第三十招

• 确定计算机设备能够进行动态简报

– 为避免出错,建议全部演练一遍

– 另外也别忘了根据档案的格式,安装能播放你要的影片或音效所需要的软件。

第三十一招

• 在简报中加入动态效果

– 适度的加入动态效果,会使整个简报过程生动而有趣

– 观众也才不会因为无聊而昏昏欲睡

第三十二招

• 外挂动态软件添加简报态效果的选择

– 利用外挂软件如:「show 3D」、「Flash」等让简报效果更加出色动人。

第三十三招

• 一张投影片不要用三种以上动画效果

– 使用过多将会适得其反,模糊了简报的重点

第三十四招

• 放弃不熟悉的工具与特效

– 事前必须熟悉各项设备的操作要领,并且反复?习

– 不要为了比炫,去使用一些不熟悉的工具与特效

第三十五招

• 加入声音,强化简报效果

– 一小段演讲词、音乐、音效可强化简报的说服力。

– 切记要尽量简短

– 切勿使用未经授权的音乐以免触法

第三十六招

• 用短片、动画吸引观众目光

– 有时候,语言和文化上的障碍,也会因为一段幽默的短片而化解,拉近你和众的距离

第三十七招

• 在大场地不妨使用麦克风

第三十八招

• 让观众忘了高科技的存在

– 简报内容和你的表现才是主角。

– 不要低头看简报设备

– 尽量使用无线的器材

第三十九招

• 别和计算机音效抢话说

– 务必要让音效播完再说话,千万不要计算机音效互相抢白。

第四十招

• 把简报当作是一场表演

– 多媒体动态效果,只是让简报更精彩的辅助工具

– 你的简报内容以及临场的态度表现,才是最重要的关键。

第四十一招

• 档案大的影片另外存盘

– 简报档案太大,会将档案的开启、运作速度拖慢。

– 不妨有简报投影片里加入一个超级链接,等需要时再点选播放。

第四十二招

• 不要又用计算机又用传统投影机做简报

第四十三招

• 利用小抄

– 将重点的数字或提示词记在上面,适时用很快的时间偷瞄一下,提示自己。

第四十四招

• 设想听众可能提出的问题与回答

第四十五招

• 备妥备份文件

第四十六招

• 传统投影片的准备

第四十七招

• 如何消去简报背景

– 在打印功能窗口中,勾选「纯粹黑白」选项,就不会印出简报的背景底色。

第四十八招

• 不断?习加上实地演练

第四十九招

• 准备讲义

第五十招

• 节省纸张的讲义打印

第五十一招

• 准备数个笑话与案例

第五十二招

• 学习如何操作、设定笔记型计算机

第五十三招

• 不要死记简报内容

第五十四招

• 熟悉播放软件的操作

第五十五招

• 在简报中准备QA时间

第五十六招

• 数据的更新

第五十七招

• 选择适当的简报场地

第五十八招

• 必要时自行准备工具

第五十九招

• 辅助工具的运用

第六十招

• 了解会议厅的布置及设备

第六十一招

• 提早到达会场

第六十二招

• 穿着简单大方的服装

第六十三招

• 观众入场前就将计算机接上投影机

第六十四招

• 请微笑注视观众

第六十五招

• 切忌躲在计算机屏幕后面做简报

第六十六招

• 不要耍弄手上的物品